Arniston Spa Hotel

‘n Aktiewe belangstelling in u besigheid

U mag dalk van ‘n rekenmeester en/of boekhouer gebruik maak om u maandelikse bestuurs- of finansiële state voor te berei, maar lees u hierdie verslae om seker te maak wat die verslae weergee? Maak u seker dat die inligting wat aan die rekenmeester en/of boekhouer verskaf word, wel akkuraat en volledig is, ten einde te verseker dat ‘n betroubare stel verslae opgestel kan word?

Finansiële verslae is noodsaaklik…

om die finansiële gesondheid van u besigheid vas te stel en dis ‘n waardevolle instrument om doelwitte te stel  Dis ook noodsaaklik vir die neem van belangrike en gesonde besigheidsbesluite  en om finansiering te bekom. Met u as eienaar se kennis van u besigheid, tesame met ‘n bietjie belangstelling en opleiding, kan slegs u verseker dat u finansiële state sinvol, op datum en akkuraat is.

Om ‘n besigheid te bedryf sonder goeie finansiële verslae is dieselfde as om ‘n sportspel te speel sonder die nodige inligting soos puntetelling, die oorblywende tyd, ens.  Ongeag die kwaliteit van u afrigting is dit onmoontlik om effektief te speel onder sulke omstandighede. In ons ervaring probeer baie kleinsake-eienaars om hul besigheid op hierdie manier te bestuur. Hul finansiële state is onakkuraat, onvolledig en word te laat voorberei, wat veroorsaak dat hierdie state nie meer relevant is en gebruik kan word vir besluitneming nie. Vir eienaars wat afhanklik is van hul kleinsake-ondernemings vir ‘n stabiele bron van inkomste, is dit nie ‘n geskikte situasie om in te wees nie.

Dit is ‘n absolute vereiste om akkurate en opgedateerde finansiële state te hê vir die bedryf van ‘n suksesvolle besigheid. Ons stel die volgende wenke voor om u finansiële verslagdoeningsproses te verbeter:

  • Akkurate en volledige inligting: Maak seker dat u behoorlike rekord hou van alle kostes wat direk met u besigheid verband hou en dat u verder ook op ‘n maandelikse basis hierdie uitgawes monitor. As ‘n uitgawe aansienlik fluktueer kan dit ‘n rooi vlag wees wat problematies is. Geen besigheid kan floreer as inkomstes en uitgawes nie opgeteken word nie.
  • Korrekte stelsels: U moet stelsels in plek hê wat alle bank-, kontant- en skuldtransaksies (d.w.s. debiteure en krediteure) akkuraat beheer en aanteken. Maak seker dat u stawende dokumentasie het vir elke transaksie en liasseer hierdie dokumentasie in presiese volgorde.
  • Skei besigheid en persoonlike finansies : Probeer om u besigheid heeltemal afsonderlik van u persoonlike lewe te hou. Om persoonlike uitgawes te dek met besigheidspaargeld en andersom, kan rampspoedig wees vir u besigheid en/of u persoonlike finansiële stabiliteit. Bly     binne besigheids-  en persoonlike begrotings. As ‘n persoonlike transaksie onder u besigheidsrekords moet wees, maak seker dat u rekenmeester en/of u boekhouer maklik tussen die twee kan onderskei ten einde akkurate verslae te kan verskaf.
  • Bou ‘n kontantreserwe op en vermy onnodige uitgawes : Nie al u finansiële planne kan opgelos word met lenings.Banke het baie streng leningsvereistes vir klein ondernemings, wat dit moeilik maak om ‘n lening te bekom. Begroot ten einde kontantreserwes te op te bou en hou by die begroting wat u opgestel het. Wees bewus van gebiede waar u geld kan bespaar. Geen besigheid het luukshede nodig wat hulle nie kan bekostig nie. Bestuur die besigheid se kostes deur dit maandeliks met u begroting te vergelyk en volg regstellende stappe wanneer die begroting oorskry word.
  • Verantwoordbaarheid: Vir elke lyn op u finansiële state moet daar slegs een persoon aanspreeklik wees. U moet toesien dat daar voldoende kontrole is om werknemers aanspreeklik te hou, veral diegene wat verantwoordelik is vir kontanttransaksies, toegang het tot bankrekeninge en die nodige toestemming het om joernale te skryf.
  • Sperdatums: Dring daarop aan om u finansiële verslae teen ‘n sekere datum te ontvang. Stel ‘n spesifieke sluitingsdatum vas aan die einde van elke maand en verseker dat u betyds die nodige inligting aan u rekenmeester en/of boekhouer deurgee, sodat hulle die sperdatums kan nakom. Dring aan op akkurate finansiële state wat aangebied word op ‘n manier wat u sal help met be luitneming. Maak ook seker dat u dit betyds ontvang. Enigiets minder as dit verminder u vermoë om effektiewe besluite te neem en kan u besigheid belemmer.

Uiteindelik kan u rekenmeester en/of boekhouer slegs finansiële state produseer volgens die akkuraatheid van die inligting wat u verskaf. U besigheidsverslae is alleenlik u verantwoordelikheid. U rekenmeester en/of boekhouer vul slegs ‘n ondersteunende rol om te help met die voorbereiding van u finansiële state en om aan u leiding te verskaf vir  die suksesvolle bestuur van u onderneming.

Kontak u naaste BVSA-tak indien u hulp verlang met die skep van ‘n stelsel of die verbetering van ‘n huidige stelsel ten einde verslae te ontvang wat vir u besigheid tot voordeel kan strek.